Florian Rimmler (Janitos Versicherung AG) im Interview zur gemeinsamen Umsetzung im Bereich der BiPRO Bestandsprozesse für Partneränderung und Partnerauskunft nach BiPRO Norm 480.4 und BiPRO Norm 501.

Wie kam es zur gemeinsamen Umsetzung zwischen Janitos und zeitsprung?‍

Mit zeitsprung haben wir seit einigen Jahren sehr positive Erfahrungen bei verschiedenen Anbindungen unserer BiPRO-Webservices. Der Austausch war immer sehr unkompliziert, zielführend und partnerschaftlich. Bei einem Gespräch Mitte 2018 im Rahmen des FAUS des BiPRO e.V. kam es, dass beide Seiten ein Interesse daran äußerten, einen Partneränderungsservice für unseren gemeinsamen Kunden MLP Finanzberatung SE (und im Idealfall für Weitere) umzusetzen.

Geben Sie uns einen Einblick in Ihr Vorgehen der Umsetzung bei Janitos?

Zunächst nutzten wir die Erfahrung von zeitsprung und tauschten uns über die Normen aus und wie diese zu interpretieren wären. Gleichzeitig stimmten wir uns intern mit unseren Fachspezialisten ab, welche Voraussetzung erfüllt und welche Fallstricke in unserer Bestandsführung zu beachten sind.

Anschließend beauftragten wir unseren Softwareentwicklungspartner itestra – der sich auf Grund der Vorarbeiten und auch durch persönlichen Erfahrungsaustausch schnell einarbeiten konnte - mit der Entwicklung der neuen BiPRO-Webservices auf Basis der Normpapiere und –Schemata. Nachdem die erste Auslieferung zum Test bereitstand, konnten wir dank der Request-Beispiele von zeitsprung sehr realitätsnahe Tests durchführen, Korrekturen zielgerichtet umsetzen lassen und die Qualitätssicherung in effizienten Iterationen durchlaufen.

Mitte Juli konnten bereits die Webservices mit einem gemeinsamen, finalen Test abgenommen und für die Produktion freigegeben werden.

Wie lange hat die Umsetzung effektiv gedauert?

Von Beginn der Umsetzung bis zur ersten Testauslieferung dauerte es ca. einen Monat. Dabei ist allerdings zu bemerken, dass im gleichen Zeitraum einige weitere Änderungen an unserem Bestandsführungssystem entwickelt wurden und itestra nicht ausschließlich an den Webservices arbeiten konnte. Dennoch sei bemerkt, dass dies zumindest aus unserer Sicht eine sehr erstaunliche und schnelle Ende zu Ende Integration war – vor allem wenn man bedenkt, dass es sich um die Bestandsnormen 500 handelt.

Wieso so „einfach“ und schnell?

Mit unserem Bestandsführungssytem aiDa haben wir bereits seit 2013 ein modernes System im Einsatz, das alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt um digitale Prozesse optimal zu nutzen. Mit itestra haben wir außerdem einen Partner an unserer Seite, der diese Prozesse versteht und lebt – und der uns immer neue Wege aufzeigt. Hinzu kommt die Zusammenarbeit mit zeitsprung die fachlich und technisch auf Augenhöhe mit uns und itestra die Prozesse durchdringen, Implementierungsansätze erarbeiten und eine sehr schnelle Clientanbindung garantieren. Für uns war diese Kombination der verschiedenen Partner das wesentliche Erfolgsrezept für die einfache und schnelle Umsetzung von einem derartigen Projekt.

Welche Prozesse stellen Sie nun konkret für Ihre Vertriebspartner mit dieser Lösung bereit?

Wir haben zum einen den sogenannten Partner-Listenservice (BiPRO-Norm 480.4) umgesetzt, mit dem auf Basis verschiedener Kriterien ein bestimmter Partner (Versicherungsnehmer) gesucht und gefunden werden kann. Das Suchergebnis kann dann zum Einstieg in die Partner-Auskunft und Partner-Änderung verwendet werden.

Der zweite Webservice (BiPRO-Norm 501) sucht mit einer bestimmten, zuvor über den vorgenannten Partner-Listenservice ermittelten, internen Partnernummer den Versicherungsnehmer und bietet die Möglichkeit daraufhin eine Adress-, Namens- und Kommunikationsdatenänderung dunkel und vollautomatisiert durchzuführen.

Alle oben genannten Funktionalitäten werden selbstverständlich über unser Berechtigungssystem geschleust und liefern nur den berechtigten Vermittlern die entsprechenden Daten. Die dahinterliegenden Prozesse sind wie erwähnt vollautomatisiert wodurch eine fallabschließende Bearbeitung ohne menschliche Fehler sichergestellt werden kann.

Was hat Janitos von dem Webservice?

Die Durchführung der Partneränderungen erfolgt ohne manuelles Eingreifen durch einen Sachbearbeiter und spart dadurch viel Zeit, die für andere Prozesse wie z.B. Servicierung des Vertriebspartners und des Versicherungsnehmers genutzt werden kann.

Was haben die Makler von dem Webservice?

Für den Makler ergeben sich ähnliche Vorteile wie für uns als Versicherer. Die Änderungen werden sofort verarbeitet und die neue Adresse beispielsweise wird sicher beim nächsten Versand von Dokumenten verwendet, auch wenn dieser nur wenige Sekunden nach der Änderung per Webservice angestoßen wird. Die Qualität von Änderungen wird deutlich erhöht und Fehler auf null minimiert, denn auch wenn noch so sehr auf Qualität geachtet wird, ein Tippfehler war bisher bei manuellen Prozessen nie auszuschließen.
Die für manuelle Änderungen eingesparte Zeit bei Sachbearbeitern kann beispielsweise für eine ausgiebigere telefonische Betreuung oder eine schnellere Abarbeitung von anderen Anfragen genutzt werden.

Weitere Vorteile sind ein einheitlicher, normierter und sicherer Prozess und eine direkte Rückmeldung – beispielsweise bei falschen Adressdaten. Auch im Hinblick auf die EU-DSGVO bietet unsere digitale Partneränderung viele Vorteile für den Versicherungsmakler, welcher die Vorgänge bisher ggf. über ungesicherte E-Mails übertragen hat.

Was sind Ihre weiteren Pläne für die Zukunft?

Wir haben uns als Ziel gesetzt nun möglichst schnell Webservices für Bankänderungen nach der Norm 502 (Vertragsbezogene Auskunft und Änderung) anzubieten, befassen uns gerade auch mit den Prozessen rund um das digitale Maklermandat (Norm 490) und wollen unsere bestehenden Webservices mit zeitsprung und itestra weiter ausbauen, optimieren und neue Consumer an uns anbinden.

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