Wie funktioniert das Vorgangssteuerungstool?

Das Vorgangssteuerungstool ist so konzipiert, dass es vollautomatisch eine Liste von Geschäftsvorfällen zur Änderung von Partnerdaten (z.B. Adressänderungen) entgegennehmen kann und ohne manuelle Arbeitsschritte die Änderungsvorfälle an die richtigen Empfänger weiterleiten kann. Dabei können verschiedene Kanalarten (E-Mail, BiPRO-Services, Postbrief) zur Übertragung gewählt werden. Die Übertragung erfolgt auf Basis von nötigen Voreinstellungen im System. Manuelle Eingriffe sind lediglich im Ausnahmefall nötig, wenn z.B. Voreinstellungen nicht oder unvollständig gemacht wurden.

Welche Grundeinstellungen sind nötig?

Einmalig sind drei E-Mail-Adressen zu hinterlegen (kann je nach organisatorischem Erfordernis auch eine identische sein). Diese führen bei Fehlern zu einem automatischen Hinweis an den Empfänger und unterstützen diesen bei der Fehlerdiagnose.

Die Grundeinstellung kann im "Menü" > "Einstellungen" > "Kanal" > "E-Mail Konfiguration" gesetzt werden.

1) E-Mail Absenderadresse für alle Adressänderungsmails
2) E-Mail Empfangsadresse für allgemeine Fehler
3) E-Mail Empfangsadresse für CSV Importfehler (optional)  

Wie und wo werden Gesellschaften hinterlegt?

1) Neuanlage / Änderung / Löschung
In der App "Gesellschaften" befinden sich bereits vorkonfigurierte Gesellschaften mit vordefinierten Kanälen. Sollten neue Gesellschaften hinzukommen oder welche wegfallen, so geschieht dies über die Bedienleiste der App "Gesellschaften" und kann dort konfiguriert werden.

2) Datenimportoption per CSV
Damit der CSV Datenimport fehlerfrei funktioniert, ist es wichtig, dass bei Neuanlage der Gesellschaften im Feld „Name1“ die identische Gesellschaftsnummer (Bafin-Nr.) eingetragen wird, welche in der zu verarbeitenden CSV-Datei enthalten ist (Mappinggrundlage).

3) Kanalsteuerung
App "Gesellschaft" > "Kanalsteuerung"
Über die Kanalsteuerung muss jeder Gesellschaft ein Standardkanal zur Kommunikation zugewiesen werden. Es können hier Kanäle für E-Mail, Postbrief und BiPRO-Services hinterlegt werden. Der erste eingetragene Kanal wird automatisch der Standardkanal und kann manuell (Rechtsklick auf den Kanal) abgeändert werden. Innerhalb des Kanals (Klick auf Datensatz) kann nun der Empfänger mit seiner E-Mail und / oder Postadresse eingetragen werden. Ändern Sie den Kanal in einem spezifischen Vorgang, so wird dieser hinterlegte Kanal ausschließlich für den einzelnen Vorgang einmalig genutzt.  

Wie funktioniert der CSV-Import?

Die CSV-Dateien mit den Adressänderungsdaten werden vom Nutzer auf eine gemeinsam mit dem zeitsprung Support einzurichtende und als Mailadapter zu hinterlegender E-Mail-Adresse gesendet, um von dort aus automatisch als neue Adressänderung im System erfasst zu werden. Ca. alle 10 min. werden diese .CSV Dateien importiert.

Wie lange dauert es bis die Datensätze an die Gesellschaften ausgeliefert werden?

Nachdem der Vorgang den Status "In Weiterleitung" erhält, werden die Datensätze alle 30 Minuten automatisch über die vorkonfigurierten Kanäle an die Gesellschaften gesendet. Diese "Pufferzeit" kann u.a. dazu genutzt werden, um manuell in den Prozess einzugreifen um ggf. einen versehentlich erstellten Datensatz (falsche CSV-Datei) aufzuhalten.

Was geschieht im Importfehlerfall?

Was geschieht, wenn eine CSV-Datei Datensätze für nicht richtig konfigurierte Empfänger (VU) enthält, oder im Format verändert wurde?

Sollte ein Fehler hierbei auftreten (z.B. Gesellschaft unbekannt, unbekanntes CSV-Format) werden lediglich die nicht weiterleitungsfähigen Datensätze als CSV-Dokument in der Anlage an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Fehlerempfängers weitergeleitet. Der Empfänger ist dann angehalten, die Datensätze zu korrigieren, nötige Konfigurationen der Gesellschaften oder Kanäle anzupassen und die CSV-Datensätze dann erneut zu übermitteln. Wahlweise kann der Vorgang auch über die zeitsprung Oberfläche als Adressänderungsvorgang eingegeben werden.  

Wie kann mit einer fehlerhaften CSV-Datei umgegangen werden?

Im Fehlerfall kann nun der Empfänger der E-Mail den Fehler interpretieren und die fehlende Gesellschaft nacherfassen (siehe Gesellschaft erfassen) oder sicherstellen, dass ein valides CSV-Format verwendet wird.

Was bedeutet der Vorgangsstatus?

In der Praxis werden Adressänderungen automatisch unterschiedliche Status durchlaufen. Diese Automatik wird "automatischer Statuswechsel" genannt und ist unter den Einstellungen im "Menü" > "Einstellungen" konfiguriert.

Neue Vorgänge:
Alle neu eingehenden Vorgänge erhalten zunächst diesen Status.

In Weiterleitung:
Alle Vorgänge, welche erstmalig verschickt werden sollen.

In Bearbeitung:
Alle Vorgänge, welche erstmalig verschickt wurden (oder eine Erinnerung verschickt werden muss – sofern konfiguriert).

In Erfassung:
Um manuelle Tätigkeiten vorzunehmen, kann ein Vorgang in diesen Status versetzt werden. Nach manueller Bearbeitung muss dann ein passender Status vor erneuter Speicherung gewählt werden.

Erledigte:
Alle Vorgänge, welche von der empfangenden Gesellschaft maschinell bestätigt wurden, oder von einem Mitarbeiter kontrolliert und manuell in diesen Status gesetzt wurden.

Fehler:
Dieser Status enthält Vorgänge, die den vorgesehenen Empfänger nicht erreicht haben. Sollte ein Vorgang diesen Status erlangen, wird pro Vorgang ein Protokolleintrag und eine E-Mail an den definierten Fehlerempfänger generiert.

Meine:
Dieser Status ist vergleichbar mit dem Status "in Erfassung" mit dem Unterschied, dass nur Vorgänge angezeigt werden, bei denen der angemeldete Benutzer auch der Bearbeiter des Vorgangs ist.

Was ist ein "automatischer Statuswechsel"?

Die oben genannten Status können durch den "automatischen Statuswechsel" für bestimmte Anwendungsszenarien systemisch selbständig geändert werden. Einstellungsmöglichkeiten hierfür befinden sich in "Menü" > "Einstellungen" > "automatischer Statuswechsel". Hier können Sie z.B. den Statuswechsel von "Neue Vorgänge" zu "In Weiterleitung" ändern, um Vorgänge nach der Anlage automatisiert zu versenden.

Kann ich Vorlagen zu Mails und Briefen erstellen?

Ja, in der Kanalkonfigurationen können Sie E-Mail- / Briefvorlagen auswählen.

Diese Vorlagen bestimmen das Aussehen und Layout Ihrer ausgehenden E-Mails bzw. Postdokumente.

Sollten Sie Anpassungsbedarf zu den bestehenden Vorlagen haben, so können Sie diese in der App "Vorlagen" als neue Vorlagen anlegen oder bereits bestehende Vorlagen ändern.

Kann ein einzelner Vorgang an einen anderen Empfänger geschickt werden (Einzelfallkonfiguration)?

Ja, in Einzelfällen könnte es notwendig werden die Standardkanalkonfiguration für einen bestimmten Vorgang zu verändern (z.B. Abändern der Empfänger E-Mail-Adresse). Hierzu öffnen Sie den betreffenden Vorgang und nehmen die notwendige Konfiguration über den Reiter "Kanalkonfiguration" vor.

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