Allgemeine Fragen zum Outlook-Addin

Wozu benötige ich das Outlook Add-In?

Das Outlook Add-In ermöglicht die Ablage von E-Mails bei Kunden, Verträgen, Schäden sowie im Posteingang des zeitsprung-Desktops ohne diese separat zwischenspeichern zu müssen.

Dieses Tool dient als Erweiterung zum zeitsprung-Maklerverwaltungsprogramm.

Ist das Outlook Add-In kostenpflichtig?

Das Outlook-Addin kostet pro Arbeitsplatz einmalig 500 € und 15 € pro Monat pro Benutzer.

Wie erhalte ich die Installationsdateien?

Das Outlook Add-In erhalten Sie auf Nachfrage bei unserem IT-Support (service@zeitsprung.digital)

Welche Systemvoraussetzungen gibt es?

Für die Nutzung des Outlook Add-In wird eine zeitsprung-Desktop Lizenz vorausgesetzt.

Das Add-In ist mit folgenden Outlook-Versionen kompatibel:
- Outlook 2013 (32bit/64bit)
- Outlook 2016 (32bit/64bit)

Es benötigt mindestens das .NET Framework in der Version 4, welches wir ab Windows 10 mit installierten Updates unterstützen.

Sie können dieses sowohl mit Exchange- als auch mit POP/IMAP-Konten verwenden.

Wie werden Updates eingespielt?

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Schließen Sie zunächst alle Microsoft Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und stellen sicher, dass keine E-Mail geöffnet ist. Starten Sie im Anschluss die SETUP.exe mittels Doppelklick und folgen Sie den Bildschirmanweisungen.

Sofern Windows, in Folge des vorgenannten Doppelklicks, eine Sicherheitswarnung bezüglich unbekanntem Herausgeber der Installationsdatei anzeigt, bestätigen Sie diese mit "trotzdem ausführen".

Starten Sie im Anschluss Outlook und prüfen unter der Menüleiste "Add-Ins" > "Einstellungen" ob die Zugangsdaten und Einstellungen wunschgemäß vorhanden sind.

Installation und Einrichtung

Anleitung zur Installation

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Schließen Sie zunächst alle Microsoft Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und stellen sicher, dass keine E-Mail geöffnet ist. Starten Sie im Anschluss die SETUP.exe mittels Doppelklick und folgen den Bildschirmanweisungen.

Sofern Windows, in Folge des vorgenannten Doppelklicks, eine Sicherheitswarnung bezüglich unbekanntem Herausgeber der Installationsdatei anzeigt, bestätigen Sie diese mit „trotzdem ausführen“.

Starten Sie im Anschluss Outlook und richten das Add-In ein.

Einrichtung des Outlook Add-In/ Zugangsdaten

Zur Konfiguration des Programms klicken Sie in Outlook auf die Menüleiste "Add-Ins" und wählen im Bereich "zeitsprung E-Mail-Archivierung" den Button "Einstellungen" an.

Die Server-Adresse wird in der Regel automatisch befüllt und kann beibehalten werden. Passen Sie diese nur auf Aufforderung eines zeitsprung-Mitarbeiters an.

Ergänzen Sie die Informationen für die Felder "Benutzer", "Kennwort", "Token" und "API-Passwort". Tragen Sie hier die Ihnen bekannten Benutzerdaten ein, mit denen Sie sich üblicherweise am zeitsprung-Desktop anmelden.

Das API-Passwort finden Sie im zeitsprung-Desktop in der Benutzerverwaltung (MENÜ-Benutzersteuerung) unter Ihrem Benutzernamen. Klicken Sie auf Ihren Benutzer in der Übersicht und lesen Sie das API-Passwort im Bereich "Einstellungen" ab.

Sollten Sie keine Berechtigung auf Ihre Benutzeranzeige haben, so können Sie sich an Ihren Unternehmensadministrator wenden. zeitsprung-Mitarbeiter haben keine Einsicht auf diese Informationen.

Was ist die Archivierungssignatur?

Sofern die Archivierungssignatur hinzugefügt wird (Einstellung: "Hinzufügen" auswählen), wird nach einer erfolgreich durchgeführten Archivierung in der archivierten Mail ein Text hinzugefügt, der anzeigt, dass die Archivierung durchgeführt wurde.

Was bedeutet die Option Ablagemaximum?

Das ist die maximale Anzahl der Einträge von vorgeschlagenen Kunden und Verträgen in der Auswahlliste.

Wie richte ich den Schnellzugriff auf der Symbolleiste im Outlook ein?

Bei Bedarf haben Sie die Möglichkeit, die Add-In Steuerung aus dem Reiter "Add-Ins" in die globale Menüleiste im Outlook einzufügen. Dies vereinfacht die Bedienung des Tools.

Klicken Sie hierzu in der Menüleiste auf den Pfeil bis sich ein Dropdown öffnet. Anschließend klicken Sie auf "Weitere Befehle" und wählen den Befehl "Registerkarte Add-Ins" aus. Im Anschluss darauf öffnet sich ein Auswahlfenster in dem Sie die Kategorien "Archivieren", "Archiviert antworten" und "Benutzer-Einstellungen" hinzufügen und mit OK bestätigen.

Hinweise zur aktiven Nutzung

Was sind Vorgangsnummern?

Vorgangsnummern sind Identifikationen, welche nach einer durchgeführten Archivierung automatisch an den Betreff der E-Mail in Outlook angehängt werden.

Diese erlauben die dauerhafte Zuordnung des ausgewählten Ablageortes zu diesem E-Mailbetreff. Sofern ein aktiver Schriftwechsel (z.B. Antworten auf diese Mail) erneut archiviert werden, schlägt das Add-In den ursprünglichen Ablageort direkt vor.

Wird die Vorgangsnummer aus dem Betreff gelöscht oder diese manipuliert, kann keine Zuordnung zum ursprünglichen Ablageort sichergestellt werden. Sie können dennoch einen manuellen Ablageort auswählen (bspw. anhand der Absenderadresse oder Kundennamen).

Wann erfolgt die Archivierung einer E-Mail?

Die Archivierung erfolgt in keinem Fall automatisiert, sondern wird vom Benutzer ausgelöst.

Welche Archivierungsfunktionen gibt es?

> Nachricht verfassen
Startet eine neue E-Mail mit der vorhergehenden Auswahl eines bei zeitsprung angelegten Kunden mit Suchfunktion. Es wird automatisch eine Vorgangsnummer generiert die zur späteren Ablage benutzt werden kann.

Nach dem Senden der E-Mail muss manuell die Archivierung der gesendeten E-Mail ausgelöst werden, sofern Sie diese archivieren möchten.

> Archivieren
Archiviert die ausgewählte E-Mail. Zunächst können Sie den Ablageort mittels Suchfunktion auswählen und einige Details zur Kategorisierung der E-Mail angeben.

> Archivierung und antworten
Archiviert die ausgewählte E-Mail und öffnet eine Antwortnachricht in Outlook, welcher im Betreff automatisch eine Vorgangsnummer hinzugefügt wird.

Welche Elemente können archiviert werden?

Es können ausschließlich Outlook-E-Mails im eigenen Postfach archiviert werden.

Kalendereinladungen, Aufgaben, Kontakte oder Besprechungsbestätigungen können nicht archiviert werden.

Welche Einschränkungen gibt es?

> Größe der abgelegten E-Mails
Die Größe der zu archivierenden E-Mail inkl. aller enthaltenen Anlagen darf 15 MB nicht überschreiten.

> Benutzernamen mit Umlauten
Benutzernamen mit Umlauten oder Sonderzeichen werden aus Sicherheitsgründen nicht unterstützt. Sofern Sie einen Benutzer mit Umlauten im Benutzernamen haben, müssen Sie sich über die Benutzersteuerung einen neuen Benutzer anlegen und zukünftig diesen verwenden.

Sofern Sie keine Berechtigungen auf die Benutzersteuerung haben, wenden Sie sich bitte an den Unternehmensadministrator. zeitsprung-Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf diese Steuerung.

Welche Optionen gibt es zur Archivierung?

Die Felder Titel, Beschreibung, Kategorie, Richtung, Sicherbarkeit im Kundenportal und ob es sich um ein Maklermandat handelt werden identisch im Dokumentenmanagement angezeigt.

Die Option für "Anhänge archivieren" gibt an, ob die Anhänge an dieser E-Mail bei der Archivierung ebenfalls abgelegt werden sollen.

Welche Ablageorte stehen zur Verfügung?

E-Mails können unter Kunden, Verträgen, Schäden und im Posteingang archiviert werden. Das Outlook Add-In kann keine Ablage von E-Mails in öffentlichen Ordnern.